Assinatura Eletrônica – Como funciona o Representante Legal em cadastros Pessoa Jurídica?

Quando o contrato é com uma empresa, a plataforma de assinatura eletrônica não aceita o CNPJ como assinante: quem assina é sempre uma pessoa, identificada pelo CPF. Por isso, todo cadastro feito como Pessoa Jurídica passa a ter os dados de quem assina os documentos em nome dele — o Representante Legal.

Cadastro do Representante Legal

✔ No cadastro do usuário, marque Pessoa Jurídica. Logo abaixo dos dados da empresa aparece a seção Representante Legal, com três campos: Nome, CPF e Data de Nascimento.

✔ A seção vale para responsável, professor e fornecedor, que usam o mesmo cadastro. Em cadastros de pessoa física ela não aparece.

✔ O cadastro pode ser salvo sem esses dados. Eles só passam a ser exigidos quando a escola for gerar uma assinatura eletrônica para esse cadastro.

Como fica a assinatura

• Na tela de signatários, abaixo do nome da empresa aparece a linha Representante legal com o nome de quem vai assinar.
• Na plataforma de assinatura, o signatário é criado com o nome e o CPF do representante legal, e a assinatura fica registrada com o título Representante legal.
• O convite para assinar continua sendo enviado para o e-mail e o celular cadastrados na empresa. Se quiser que o link chegue direto a quem assina, use o e-mail dessa pessoa no cadastro.
• Com a data de nascimento preenchida, quem assina apenas confere os dados. Sem ela, a plataforma pede essa informação na hora da assinatura — a assinatura acontece do mesmo jeito.

Quando faltam dados do Representante Legal

❗ Importante: sem o nome e o CPF do representante legal, não é possível gerar a assinatura eletrônica de um cadastro Pessoa Jurídica.

• O signatário aparece marcado com um aviso, explicando o que falta no cadastro.
• Ao clicar em Avançar, o sistema informa que os dados do representante legal estão incompletos e permanece na mesma etapa.
• A etapa de Configurações também não é liberada, então o documento não chega a ser enviado.
• Para resolver, abra o cadastro da empresa, preencha o nome e o CPF do representante legal e volte à geração do documento.

A plataforma também exige nome e sobrenome de quem assina. Se o nome do representante legal tiver apenas uma palavra, o mesmo aviso aparece até que o nome seja completado.

Dados do Representante Legal no texto do contrato

Quem assina é o representante legal, mas a parte do contrato continua sendo a empresa. Para qualificar as duas no documento, use estas marcações no modelo em Word:

• RAZAO_SOCIAL_RESPONSAVEL — razão social da empresa.
• CPF_CNPJ_RESPONSAVEL — CNPJ da empresa.
• INSCRICAO_MUNICIPAL_RESPONSAVEL — inscrição municipal.
• NOME_REPRESENTANTE_LEGAL_RESPONSAVEL — nome de quem assina pela empresa.
• CPF_REPRESENTANTE_LEGAL_RESPONSAVEL — CPF de quem assina.
• DATA_NASCIMENTO_REPRESENTANTE_LEGAL_RESPONSAVEL — data de nascimento de quem assina.

Exemplo de uso no contrato: “RAZAO_SOCIAL_RESPONSAVEL, inscrita no CNPJ sob o nº CPF_CNPJ_RESPONSAVEL, neste ato representada por NOME_REPRESENTANTE_LEGAL_RESPONSAVEL, CPF nº CPF_REPRESENTANTE_LEGAL_RESPONSAVEL”.

As mesmas marcações existem terminando em _PAGADOR, para documentos gerados a partir de uma parcela ou contrato de matrícula. Quando um campo está vazio no cadastro, a marcação vira um traço para preenchimento manual.

Perguntas frequentes

Por que não posso assinar com o CNPJ da empresa?

• A plataforma de assinatura identifica quem assina por CPF, e não aceita CNPJ. Isso vale fora do sistema também: uma empresa não assina por si própria — quem assina é a pessoa que a representa, e é essa assinatura que compromete a empresa. O CNPJ continua no texto do contrato, qualificando a parte.

Preciso cadastrar o representante legal como um usuário do sistema?

• Não. Os dados ficam no próprio cadastro da empresa, nos três campos da seção Representante Legal. Não é criado nenhum usuário novo.

A data de nascimento é obrigatória?

• Não. Sem ela o documento é enviado normalmente, e a plataforma pede o dado a quem assina. Preencher serve para que a pessoa não precise digitar nada no momento da assinatura.

Mudei o representante legal. E os documentos já enviados?

• Documentos já enviados mantêm o signatário com que foram criados. A troca passa a valer para os próximos documentos.

O contrato assinado fica guardado no Gerenciamento de Arquivos?

• Não. O documento enviado para assinatura fica hospedado na plataforma de assinatura, e o download é feito pela própria tela de assinatura eletrônica do aluno.

Uso contrato para professor ou fornecedor. As marcações funcionam?

• A assinatura funciona igual para esses cadastros: com o representante legal preenchido, é ele quem assina. As marcações de razão social, CNPJ e representante legal listadas acima, porém, existem para o bloco do responsável e do pagador — ainda não há marcações equivalentes para professor e fornecedor no texto do documento.

E na matrícula online, com pagador Pessoa Jurídica?

• A matrícula não é interrompida. Se o cadastro estiver sem o representante legal, o contrato é gerado com os dados gerais da empresa. Para que a assinatura saia com o representante, preencha os dados no cadastro antes de gerar o documento.

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