Chat – Módulo de Conversas

O Sistema Quality possui um módulo de Conversas que permite a comunicação entre Alunos, Professores e/ou Funcionários em um ambiente de Chat.

Acesso o módulo de Conversas pelo menu CRM.

1. Regras para Criação de Conversas.

Antes de criar uma nova Conversa, é necessário que você configure as Regras de Conversa de seu Sistema Quality. Para configurar, basta clicar neste ícone para abrir o menu “Regras para Criação de Conversa” e clicar nele:

As Regras de Conversa delimitam quais perfis podem criar conversa com outros perfis. Por exemplo: você pode definir que os Professores podem abrir conversa apenas com Alunos, mas não com Secretárias. Definir que a Secretária pode abrir conversa com Alunos, Professores, mas não com Administradores.

Para criar uma nova Regra, basta que você selecione o Perfil de Origem que é “quem vai criar a conversa” e no Perfil de Destino definir “para quem pode ir essa conversa”

(Para você alterar as Regras de Criação de Conversa, é necessário que você tenha habilitado em seu sistema a permissão: Permissão para acessar a tela de Perfis da empresa)

No exemplo abaixo, criamos uma Regra de Acesso que permite que Usuários com Perfil “Secretária” possam criar conversas com Usuários de Perfil “Pedagógico”, Professores, Alunos e outras Secretárias.

Para finalizar a adição da Regra, basta clicar em “Adicionar”.

Um detalhe importante – As Regras de Conversa aplicam-se à criação de novas conversas, pois definem quais destinatários serão carregados. Conversas já criadas podem ser respondidas normalmente.

(Usuários Administrativos não precisam de Regras de Conversa, eles tem acesso à todas as conversas cadastradas e Destinatários)

2. Conversas.

Para criar uma nova conversa, basta clicar em “Iniciar Nova Conversa”, vai abrir esta janela:

Os campos obrigatórios para iniciar uma nova conversa são:

  1. Assunto: É o título da conversa, dizendo sobre o que ela se trata.
  2. Status: Situação da conversa. As opções são alteradas com base no tipo da conversa.
  3. Destinatários: Para quem esta conversa será aberta. Pode ser selecionado mais de um destinatário.

Usuários de Interesse

Os usuários de interesse de uma conversa podem ser usuários de qualquer perfil dentro da escola. Essa é uma opção disponível caso o criador da conversa deseje anotar algum usuário como referência, mas sem inclui-lo entre os participantes da conversa.

Destinatários

Os destinatários de uma nova conversa podem ser escolhidos através da seção central. É possível selecionar grupos de destinatários através dos seguintes filtros:

Perfil do Usuário

A conversa será aberta para todos os usuários dos perfis escolhidos. Caso seja escolhido o perfil “Professor”, será possível definir o status do professor (ativo ou inativo).

Importante: Quando for criado um novo usuário com um dos perfis incluso nesse filtro, esse usuário será automaticamente incluso na conversa aberta. Caso o novo usuário seja um professor, o filtro de status também será levado em conta para essa inclusão automática.

Todos os Alunos / Turmas Específicas

✔ É possível selecionar uma das duas opções. A opção “X” é marcada caso não deseje usar nenhum dos filtros. Ao selecionar “Todos os Alunos”, a conversa será aberta com todos os alunos da escola.

Importante: A opção de selecionar “Todos os Alunos / Turmas Específicas” somente é exibida na criação da conversa se o perfil do usuário que esta criando, tiver a Regra de Conversa para o destinatário de perfil “Aluno”

Importante: Quando uma conversa está marcada para todos os alunos, qualquer aluno que for cadastrado posteriormente também será incluso nessa conversa.

✔ A opção “Turmas Específicas” libera acesso a uma nova opção para selecionar as Turmas às quais a conversa será aberta. Caso essa opção seja escolhida, é obrigatório selecionar pelo menos uma turma para iniciar a conversa.

Importante: Quando uma conversa está marcada para uma ou mais turmas, qualquer aluno que posteriormente for adicionado para uma das turmas será também incluso nessa conversa, validando o status do aluno na escola ou na turma.

✔ Independente da escolha do filtro, serão exibidas opções para selecionar o Status do Aluno na Escola ou na Turma. Isso irá filtrar quais alunos serão marcados como destinatários da conversa e também será levado em conta para alunos adicionados à conversa automaticamente nos processos mencionados acima.

Marcadores

✔ É possível selecionar marcadores como um filtro adicional para a seleção geral de alunos ou usuários. Essa opção será exibida caso seja escolhido ao menos um perfil de usuário, ou uma das opções para seleção de alunos.

✔ O campo “Opção de Filtro por Marcadores” define a lógica que será usada para filtrar a lista de usuários, podendo ser usuários que possuam todos os marcadores selecionados ou usuários que tenham qualquer um dos marcadores selecionados.

Destinatários avulsos

✔ É possível selecionar destinatários específicos através do último seletor da seção central. Caso não seja selecionado nenhum dos filtros anteriores, essa opção deve ser preenchida com pelo menos um destinatário para criar a conversa.

Regras por Perfil

À medida que os participantes da conversa forem escolhidos, serão exibidas opções para determinar as regras para cada perfil dentro da conversa iniciada. A principal opção é “Pode enviar mensagens?“, que define se usuários do perfil poderão enviar mensagens ou apenas ler as mensagens enviadas na conversa.

Também é possível escolher os canais de comunicação pelos quais as mensagens da conversa serão enviadas por cada perfil:

  1. Notificação Push: Mensagens serão enviadas por Notificação Push para os dispositivos (smartphones, tablets) que tenham o aplicativo do Sistema Quality instalado. (Apenas os destinatários que estiverem logados no aplicativo receberão a notificação)
    1. IMPORTANTE: A Notificação Push está disponível a partir da versão 4.0.1 do aplicativo Sistema Quality.
  2. Chat: Mensagens serão enviadas pelo chat do Sistema Quality, tanto no sistema web quanto nos aplicativos.
  3. E-mail: Mensagens serão enviadas ao e-mail dos destinatários.
  4. SMS: Mensagens serão enviadas ao telefone celular dos destinatários.

É obrigatório escolher pelo menos um canal de comunicação para iniciar a conversa.

Importante: O envio de mensagens por SMS irá gerar custos adicionais. É necessário seguir o processo de confirmação para liberar o envio de SMS pelo perfil determinado na conversa.

✔ Após selecionar tudo, basta clicar em Salvar. Será exibida uma tela com os destinatários da conversa, pedindo confirmação antes de criar a conversa.

✔ Após a confirmação, a conversa será iniciada e exibida no chat:

✔ E então os Destinatários vão receber esta conversa e podem respondê-la. Estas conversas também podem ser respondidas pelo aluno, responsável ou professor, utilizando seus respectivos portais e o aplicativo Sistema Quality.

Conversas no Aplicativo
Conversa com Respostas dos Destinatários

3. Envio de Mensagens

✔ A partir da tela principal do CRM, tendo uma conversa selecionada, é possível enviar uma mensagem de diferentes formas. A forma padrão é através do campo de texto simples, localizado abaixo da lista de mensagens. Basta digitar o texto desejado e pressionar Enter ou clicar no botão de envio à direita para enviar a mensagem.

✔ É possível também enviar mensagens com conteúdo mais completo e estilizado. Para isso, clique no botão de Enviar Texto Formatado, localizado à esquerda do campo de texto simples. Em seguida, informe o texto e faça as alterações de estilo que desejar. Ao clicar em enviar, a mensagem com o texto completo será enviada a todos os participantes da conversa.

✔ Através da janela de texto formatado, também é possível realizar o upload de imagens para enviar como conteúdo da mensagem.

Importante: As imagens enviadas por esse método serão armazenadas no sistema e estarão disponíveis na tela de Gerenciamento de Arquivos.

✔ Para mais informações sobre o envio de Arquivos em mensagens de conversas, acesse o artigo Conversas – Como enviar Arquivos.

✔ O envio de texto formatado e o upload de imagens também está disponível no Portal do Aluno / App do Sistema Quality.

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