O Sistema Quality possui um módulo de Conversas que permite a comunicação entre Alunos, Professores e/ou Funcionários em um ambiente de Chat.
Acesso o módulo de Conversas pelo menu CRM.
1. Regras para Criação de Conversas
🔹 Antes de criar uma nova Conversa, é necessário que você configure as Regras de Conversa de seu Sistema Quality. Para isso, siga as instruções apresentadas no artigo: CRM – Como configurar as Regras de Criação de Conversa
2. Conversas
🔹 Para criar uma nova conversa, clique no botão “Escrever“, localizado no canto superior esquerdo da tela. Uma nova janela irá se abrir, com o formulário para se informar os dados de uma nova Conversa. Note que o formulário será dividido em até 4 seções diferentes, as quais veremos a seguir.
Aba de Assunto
✔ Na primeira aba será possível informar o tópico ou assunto da Conversa que será aberta. Logo em seguida também é possível informar o Status dessa Conversa. Nota-se que as opções de status serão diferentes com base no tipo de Conversa que será aberto. Ambos os campos desta aba são de preenchimento obrigatório.
Aba de Participantes
✔ Nesta aba serão definidos todos os destinatários e participantes da Conversa que será aberta. Estes podem ser tantos alunos quanto professores, responsáveis ou outros tipos de usuários. É possível escolher entre uma ou até mesmo várias entre as seguintes opções:
– Nome dos Participantes: Seleção de participantes avulsos ou individuais, sem a inclusão de um grupo de usuários.
– Todos os Alunos por Status na Escola: Esta opção permite fazer uma seleção geral de todos os alunos cadastrados no sistema. Também é possível selecionar o status do aluno na escola como opção de filtro.
– Turmas: Permite fazer a seleção de alunos por meio de uma ou mais turmas, sendo também possível definir qual o status do aluno em turma que é desejado.
❗ IMPORTANTE
Quando uma conversa está marcada para todos os alunos, qualquer aluno que for cadastrado posteriormente também será incluso nessa conversa.
Quando uma conversa está marcada para uma ou mais turmas, qualquer aluno que posteriormente for adicionado para uma das turmas será também incluso nessa conversa, validando o status do aluno na escola ou na turma.
– Perfil (Colaboradores): Opção para selecionar todos os usuários pertencentes a um ou mais perfis determinados.
❗ IMPORTANTE: Quando for criado um novo usuário com um dos perfis incluso nesse filtro, esse usuário será automaticamente incluso na conversa aberta. Caso o novo usuário seja um professor, o filtro de status também será levado em conta para essa inclusão automática.
– Marcadores: Opção para filtrar os usuários selecionados com base nos marcadores selecionados. É possível também escolher se os usuários serão filtrados por Todos os Marcadores, ou por Qualquer um dos Marcadores selecionados. Nota-se que essa opção funcionará apenas em conjunto com uma das outras opções anteriores.
✔ Uma vez selecionadas as opções de participantes, clique em “Selecionar Participantes” para incluir a seleção na conversa. Todos os conjuntos de participantes podem ser confirmados na aba à direita, sendo possível inclusive remover alguns desses conjuntos caso seja desejado.
Aba de Configurações
✔ Nesta aba é possível selecionar um ou mais Usuários de Interesse (campo opcional). Este campo é exclusivamente para fins de filtro, e os usuários selecionados não serão inclusos na conversa e não receberão qualquer notificação.
✔ Abaixo dos Usuários de Interesse, constarão todos os perfis dos participantes selecionados para a conversa. Para cada perfil é possível determinar se será possível enviar mensagens, os meios de comunicação liberados para envio de mensagens, e também se o perfil determinado poderá visualizar os nomes dos outros participantes da conversa.
✔ Vale ressaltar que, caso um dos perfis da conversa esteja com a opção “Pode ver os outros participantes?” desmarcada, usuários desse perfil não poderão visualizar a lista de participantes, seja na lista de conversas ou na tela principal de uma conversa. Isso também configura a lista de mensagens, de modo que será apresentado apenas o perfil de cada usuário que enviou uma mensagem na conversa, e não os nomes desses usuários.
Aba de Campos Personalizados
✔ Esta aba será exibida unicamente caso haja algum Questionário registrado com o modelo “CRM – Conversas“. Todas as perguntas – ou campos personalizados – serão listadas nesta aba. Nota-se que, caso haja algum campo configurada como obrigatória, só será possível abrir a conversa após o preenchimento
Regras por Perfil
À medida que os participantes da conversa forem escolhidos, serão exibidas opções para determinar as regras para cada perfil dentro da conversa iniciada. A principal opção é “Pode enviar mensagens?“, que define se usuários do perfil poderão enviar mensagens ou apenas ler as mensagens enviadas na conversa.
Também é possível escolher os canais de comunicação pelos quais as mensagens da conversa serão enviadas por cada perfil:
- Notificação Push: Mensagens serão enviadas por Notificação Push para os dispositivos (smartphones, tablets) que tenham o aplicativo do Sistema Quality instalado. (Apenas os destinatários que estiverem logados no aplicativo receberão a notificação)
- IMPORTANTE: A Notificação Push está disponível a partir da versão 4.0.1 do aplicativo Sistema Quality.
- Chat: Mensagens serão enviadas pelo chat do Sistema Quality, tanto no sistema web quanto nos aplicativos.
- E-mail: Mensagens serão enviadas ao e-mail dos destinatários.
- SMS: Mensagens serão enviadas ao telefone celular dos destinatários.
É obrigatório escolher pelo menos um canal de comunicação para iniciar a conversa.
❗ Importante: O envio de mensagens por SMS irá gerar custos adicionais. É necessário seguir o processo de confirmação para liberar o envio de SMS pelo perfil determinado na conversa.
✔ Após selecionar tudo, basta clicar em Salvar. Será exibida uma tela com os destinatários da conversa, pedindo confirmação antes de criar a conversa.
✔ Após a confirmação, a conversa será iniciada e exibida no chat:
✔ E então os Destinatários vão receber esta conversa e podem respondê-la. Estas conversas também podem ser respondidas pelo aluno, responsável ou professor, utilizando seus respectivos portais e o aplicativo Sistema Quality.
3. Envio de Mensagens
🔹 A partir da tela principal do CRM, tendo uma conversa selecionada, é possível enviar uma mensagem de diferentes formas. A forma padrão é através do campo de texto simples, localizado abaixo da lista de mensagens. Basta digitar o texto desejado e pressionar Enter ou clicar no botão de envio à direita para enviar a mensagem.
✔ É possível também enviar mensagens com conteúdo mais completo e estilizado. Para isso, clique no botão de Enviar Texto Formatado, localizado à esquerda do campo de texto simples. Em seguida, informe o texto e faça as alterações de estilo que desejar. Ao clicar em enviar, a mensagem com o texto completo será enviada a todos os participantes da conversa.
✔ Através da janela de texto formatado, também é possível realizar o upload de imagens para enviar como conteúdo da mensagem.
❗ Importante: As imagens enviadas por esse método serão armazenadas no sistema e estarão disponíveis na tela de Gerenciamento de Arquivos.
✔ Para mais informações sobre o envio de Arquivos em mensagens de conversas, acesse o artigo Conversas – Como enviar Arquivos.
✔ O envio de texto formatado e o upload de imagens também está disponível no Portal do Aluno / App do Sistema Quality.
4. Lista de Participantes
🔹 Por padrão, as conversas serão listadas com os nomes dos participantes abaixo do título ou assunto. Porém, para o caso de conversas com um número muito grande de participantes, nem todos serão listados de imediato. Para poder visualizar todos os usuários que estão associados a uma determinada conversa, basta clicar na linha logo abaixo do título, com os nomes de alguns dos participantes. Será exibida uma nova janela com a lista completa de participantes da conversa, permitindo filtra-los pelo nome ou navegar entre diferentes páginas.
✔ Esta funcionalidade também está disponível para Conversas e Requerimentos no Portal do Aluno e aplicativo do Sistema Quality.
