Como funciona a DRE Gerencial e o Plano de Contas

✔ A DRE Gerencial (Demonstrativo de Resultado) mostra, mês a mês, as receitas, os custos, as despesas e o resultado da escola, montados a partir do que foi efetivamente recebido e pago no Financeiro do Sistema Quality. Ela serve para acompanhar a saúde financeira da escola e como base para a contabilidade.

✔ É uma DRE gerencial: apoia a gestão e a conversa com o contador, mas não substitui a DRE contábil.

Antes de começar: Permissões

O acesso é controlado por duas permissões, liberadas por perfil em Configurações > Permissões de Acesso. Na lista, procure pelas descrições abaixo:

• “Permissão para acessar o relatório DRE Gerencial e consultar o plano de contas e a estrutura da DRE.”: permite abrir a DRE, gerar o relatório, exportar e consultar o plano de contas e a estrutura.
  
• “Permissão para editar o plano de contas e a estrutura da DRE Gerencial.”: permite editar o plano de contas e a estrutura da DRE (criar, alterar, excluir e associar categorias). Neste artigo, ela é chamada de permissão Plano de Contas.

Depois de liberar as permissões no perfil, a pessoa precisa sair e entrar de novo no sistema para que elas passem a valer. Sem a permissão de acesso ao relatório, o item não aparece no menu e o endereço direto leva a uma mensagem de acesso negado. Quem tem só essa permissão vê todas as abas, mas sem os botões de edição.

Como abrir

Pelo menu Relatórios > Relatórios Financeiros > DRE Gerencial.

A tela tem três abas:

• Relatório: o demonstrativo em si, com filtros, exportação e conferência.
• Plano de contas: os grupos e as contas, e quais categorias do financeiro entram em cada conta.
• Estrutura da DRE: as linhas do demonstrativo, a ordem delas e quais grupos entram em cada linha.

Entendendo a estrutura

✔ A DRE organiza os lançamentos do financeiro em camadas. De baixo para cima:

• Categoria: é a categoria que você já escolhe ao lançar uma conta a receber ou a pagar (ex.: Mensalidade Inglês, Aluguel, Energia Elétrica). O cadastro de Categorias/Produtos continua igual.
• Conta (nível 3): agrupa uma ou mais categorias com um código e um nome próprios. Ex.: a conta 6.1.2 Água, Energia e Internet pode juntar as categorias Água, Energia Elétrica e Internet.
• Grupo de nível 2: agrupa contas. Ex.: 6.1 Despesas Administrativas.
• Grupo de nível 1: agrupa grupos de nível 2. Ex.: 6 Despesas Fixas.
• Linha da DRE: é o que aparece no demonstrativo, como (−) Despesas Fixas. Cada linha soma os grupos de nível 1 ligados a ela.

Exemplo de como uma categoria chega ao demonstrativo:

Categoria do lançamento	Conta (nível 3)	Nível 2	Nível 1	Linha da DRE
Mensalidade Inglês	3.1.2 Mensalidades – Inglês	3.1 Receita de Serviços	3 Receitas Operacionais	(+) Receita Bruta
Simples Nacional	4.1.1 Simples Nacional / ISS	4.1 Impostos sobre a Receita	4 Deduções da Receita	(−) Deduções da Receita
Energia Elétrica	6.1.2 Água, Energia e Internet	6.1 Despesas Administrativas	6 Despesas Fixas	(−) Despesas Fixas

✔ Além das linhas que somam contas, a DRE tem as linhas de resultado (marcadas com “(=)”), como Receita Líquida, Margem de Contribuição e Resultado Operacional. Elas mostram o acumulado de todas as linhas acima delas.

Primeira configuração (passo a passo)

1. Abra Relatórios > Relatórios Financeiros > DRE Gerencial.
2. Na primeira vez, a tela avisa que a escola ainda não tem a estrutura da DRE. Clique em Aplicar estrutura padrão. O sistema cria as linhas do demonstrativo, os grupos e as contas mais comuns para reforço escolar e cursos (veja a lista no fim deste artigo).
3. Vá até a aba Plano de contas e ligue as categorias do financeiro às contas. Há dois caminhos:
   • Clique em Editar numa conta e marque as categorias que fazem parte dela.
   • Use o aviso “categorias ativas sem conta”, clique em Ver categorias e em Associar ao lado de cada uma.
4. Se precisar, ajuste o plano: renomeie contas, crie contas novas para as atividades da escola ou inative as que não usa.
5. Abra a aba Relatório, escolha o período e clique em Gerar.
6. Confira a linha Não classificado. Se houver valores nela, associe as categorias que ficaram de fora (veja a seção “Não classificado”).

Atenção: o botão Aplicar estrutura padrão só aparece para quem tem a permissão Plano de Contas, e só enquanto a escola não tem nenhuma estrutura cadastrada.

Aba Relatório

Filtrando o período

• Escolha o Mês inicial e o Mês final e clique em Gerar. A lista de meses traz os últimos 36 meses.
• Ao abrir a tela, o relatório já vem gerado com os últimos três meses, incluindo o mês atual.
• O período pode ter no máximo 24 meses. O mês inicial não pode ser depois do mês final.
• O relatório é sempre da escola em que você está logado.

O que aparece na tela

✔ Uma coluna para cada mês do período, mais as colunas Total e % RL.

• % RL é a participação de cada linha sobre a Receita Líquida do período. Ex.: se a Receita Líquida é R$ 100.000 e as Despesas Fixas são R$ 20.000, as Despesas Fixas aparecem com −20,0%. A Receita Bruta costuma passar de 100%, porque é maior que a Receita Líquida.
• Valores negativos (custos e despesas) aparecem em vermelho. Valores zerados aparecem como “–”.
• As linhas de resultado “(=)” aparecem destacadas em azul-claro.

Detalhando as linhas

✔ Clique numa linha para abrir ou fechar o que está dentro dela. Para abrir tudo de uma vez até um nível, use Detalhar até:

• Linha: só as linhas da DRE.
• Nível 1: as linhas e os grupos de nível 1.
• Nível 2: até os grupos de nível 2 (é o padrão ao abrir).
• Conta: até as contas, incluindo o detalhe do “Não classificado”.

Por padrão, grupos e contas sem nenhum valor no período ficam escondidos. Marque Mostrar contas sem movimento para ver todos.

Não classificado

✔ A última linha do relatório, Não classificado, reúne o que foi recebido ou pago mas não tem lugar no demonstrativo. Esses valores ficam fora das linhas de resultado, para não distorcer a DRE, mas continuam visíveis para que nada se perca. Ao abrir a linha, cada item mostra o motivo:

• Categoria sem conta: a categoria do lançamento ainda não foi ligada a nenhuma conta. Quem tem a permissão Plano de Contas vê o botão Associar: escolha a conta e o valor passa para a linha certa. Se nenhuma conta servir, use Criar conta nova.
• Nível 1 sem linha da DRE: a conta existe, mas o grupo de nível 1 dela não está ligado a nenhuma linha. Ligue o grupo na aba Estrutura da DRE.
• Lançamentos sem categoria: lançamentos feitos sem categoria. Para corrigir, edite os lançamentos no Financeiro e escolha a categoria.

Conferência com o financeiro

✔ Abaixo da tabela fica a barra de conferência, com:

• Entradas baixadas e Saídas baixadas do período.
• Saldo das movimentações: entradas menos saídas.
• Total da DRE + Não classificado.
• Conferência: mostra ✓ Confere quando os dois totais são iguais.

Essa barra garante que tudo o que entrou e saiu no período está no demonstrativo, seja numa linha ou no Não classificado.

Conferência com o financeiro

✔ Depois de gerar o relatório, use os botões Excel e PDF. Os arquivos trazem exatamente os mesmos valores da tela.

• Excel: uma linha para cada conta (nível 3), com código, nome da conta, categorias que ela junta, grupos de nível 2 e 1, linha da DRE, valor de cada mês, total e % RL. Os itens do Não classificado vêm no final. É o formato mais prático para a contabilidade conciliar.
• PDF: o demonstrativo no formato de apresentação, com as linhas, as contas com movimento, as linhas de resultado e o Não classificado. O cabeçalho traz o nome da escola, o período e a data de emissão.

Aba Plano de contas

✔ Mostra a árvore completa: grupos de nível 1, grupos de nível 2 e contas, com as categorias de cada conta e a linha da DRE de cada grupo de nível 1.

Grupos (níveis 1 e 2)

• Clique em + Grupo para criar um grupo. Escolha o nível, o código e o nome.
• No nível 1, o código tem um número só (ex.: 3).
• No nível 2, escolha o grupo de nível 1 e use o código dele seguido de um ponto e um número (ex.: 3.4, dentro do 3).
• Não é possível mudar o nível de um grupo depois de criado, nem mudar o código ou o grupo pai de um grupo que já tem itens abaixo dele.
• Para excluir um grupo, ele precisa estar vazio: exclua antes os grupos e as contas que estão dentro dele.

Contas (nível 3)

• Clique em + Conta ou em Editar numa conta.
• Escolha o grupo de nível 2. O sistema sugere o próximo código livre (ex.: 3.1.8). Você pode alterar, desde que comece pelo código do grupo.
• Informe o nome da conta, como ele deve aparecer na DRE.
• Marque as categorias do financeiro que fazem parte da conta. Use o campo Filtrar para encontrar uma categoria pelo nome.
• Cada categoria só pode estar em uma conta. As que já estão em outra conta aparecem desabilitadas, com o código da conta onde estão. Assim, nenhum valor é contado duas vezes.

Inativar ou excluir uma conta

• Inativar: a conta continua no relatório com os valores já lançados e aparece com a etiqueta “inativa”. Use quando a escola deixou de usar a conta, mas o histórico precisa continuar.
• Excluir: remove a conta. As categorias dela voltam para o Não classificado até serem ligadas a outra conta. Os lançamentos do financeiro não são alterados.

Categorias sem conta

✔ Quando existem categorias ativas que ainda não estão em nenhuma conta, a aba mostra um aviso com a quantidade. Clique em Ver categorias para listar e em Associar para ligar cada uma a uma conta.

O aviso considera todas as categorias ativas da escola, inclusive as que nunca foram usadas em lançamentos. Não é obrigatório associar todas: o que importa para a DRE são as categorias com movimento, que aparecem no Não classificado do relatório.

Aba Estrutura da DRE

✔ Define as linhas do demonstrativo, a ordem em que aparecem e como cada uma é calculada. Cada escola tem a sua estrutura.

Tipos de linha

• Contas: soma os grupos de nível 1 ligados a ela. Ex.: (−) Despesas Fixas soma o grupo 6 Despesas Fixas.
• Totalizador: mostra o acumulado de todas as linhas de contas que estão acima dela. Ex.: (=) Receita Líquida, colocada logo depois da Receita Bruta e das Deduções, mostra Receita Bruta + Deduções.

Criando e editando linhas

• Clique em + Linha ou em Editar.
• Informe a descrição como deve aparecer no relatório (ex.: (=) Receita Líquida).
• Escolha o tipo. Nas linhas do tipo Contas, marque os grupos de nível 1 que entram nela. Cada grupo de nível 1 só pode estar em uma linha.
• Marque Base do percentual (% RL) na linha usada como referência da coluna % RL, normalmente a (=) Receita Líquida. Só uma linha pode ser a base. Se nenhuma estiver marcada, a coluna % RL fica com “-“.
• Para excluir uma linha do tipo Contas, tire antes os grupos de nível 1 dela.

Mudando a ordem

✔ Clique no ícone ⠿ ao lado do número da linha, arraste até a nova posição e solte. A ordem é salva na hora.

Atenção: a ordem muda o cálculo. Um Totalizador soma tudo o que está acima dele. Se você mover uma linha de contas para baixo de um Totalizador, ela deixa de entrar nele.

Quando um grupo de nível 1 não está ligado a nenhuma linha, a aba mostra o aviso “Grupos de nível 1 fora da DRE”. Os valores desse grupo vão para o Não classificado até ele ser ligado a uma linha.

Como os valores são calculados

• Regime de caixa: entram apenas as parcelas recebidas ou pagas (baixadas), no mês da data de pagamento. Parcelas em aberto, vencidas ou canceladas não entram.
• Sinal: contas a receber entram positivas e contas a pagar entram negativas. O “(+)” e o “(−)” na descrição das linhas são apenas informativos.
• Estornos: o valor estornado entra como negativo no mês em que o estorno foi feito. Os meses anteriores, que já podem ter sido enviados à contabilidade, não mudam.
• Pagamento parcial: entra o valor já pago, na data de pagamento registrada na parcela.
• Contas inativas: continuam somando os valores já lançados.

Pontos de atenção

• A DRE depende das categorias: a qualidade do demonstrativo depende de cada lançamento ter a categoria certa e de cada categoria estar na conta certa.
• Tudo precisa estar lançado no financeiro: só entra na DRE o que foi registrado no Sistema Quality. Impostos e tarifas de boleto, PIX, cartão e banco precisam ser lançados como contas a pagar, com as categorias correspondentes, para aparecerem.
• Juros e multas recebidos: quando um aluno paga com atraso, os juros e a multa entram junto com o valor da parcela, na conta da categoria do lançamento. Eles não são separados automaticamente na linha de Resultado Financeiro.
• Uma escola por vez: o relatório mostra apenas a escola logada. Ainda não há visão por unidade nem consolidada de redes com várias escolas.
• Diferença para o Gráfico do Financeiro: o Gráfico pode mostrar receitas e despesas previstas e usar outras datas. A DRE considera somente o que foi efetivamente recebido ou pago, pela data de pagamento.
• Não substitui a contabilidade: a DRE Gerencial não segue o regime de competência e não substitui a DRE contábil feita pelo contador.

Perguntas frequentes

Por que um valor apareceu em “Não classificado”?
Porque a categoria do lançamento não está em nenhuma conta, o grupo de nível 1 da conta não está ligado a uma linha, ou o lançamento foi feito sem categoria. Abra a linha Não classificado no relatório para ver o motivo de cada item.

Alterar o plano de contas muda os lançamentos?
Não. O plano de contas só organiza como os valores aparecem na DRE. Lançamentos, parcelas e categorias continuam como estão.

Posso mudar a estrutura depois de começar a usar?
Sim. Contas, grupos e linhas podem ser ajustados a qualquer momento, e o relatório passa a refletir a nova estrutura também para os meses anteriores.

O relatório está correto se a conferência não mostrar “✓ Confere”?
A conferência indica se tudo o que entrou e saiu no período está no demonstrativo. Se aparecer uma diferença, entre em contato com o suporte.