🔸O número de registro identifica cada certificado de conclusão emitido pela instituição com uma numeração própria, sequencial e somente numérica. Junto com ele, o sistema guarda a data de registro. As duas informações podem ser impressas no certificado e consultadas no sistema a qualquer momento.
🔸Essa funcionalidade atende, por exemplo, a conselhos profissionais que solicitam o número de registro do certificado além do código de validação.
Como habilitar
✔ O número de registro fica desativado por padrão. Para utilizá-lo, a instituição precisa ter a permissão “Permissão para gerar nº de registro e data de registro na emissão de Certificado de Conclusão” liberada.
✔ Depois de liberada, a permissão aparece em Regras de Acesso e pode ser habilitada nos perfis dos usuários. Basta que um perfil da instituição tenha a permissão habilitada para que os certificados passem a receber número. Para visualizar o número nas telas de arquivos, o perfil do usuário também precisa ter a permissão.
Quando o número é gerado
O número de registro é gerado somente quando todas as condições abaixo são atendidas:
- O modelo utilizado é do tipo Modelo de Certificado de Conclusão.
- O certificado é emitido pela opção Gerar com chave numérica de validação, no cadastro do aluno, ou pela emissão automática ao final da turma.
- A instituição tem a permissão de número de registro habilitada.
A visualização ou o download do modelo sem chave de validação não gera número de registro. Outros tipos de documento, como boletins e históricos, também não recebem número.
Como a numeração funciona
- A numeração é própria da instituição e começa em 1. Cada novo certificado recebe o próximo número da sequência.
- O número é somente numérico, sem letras.
- A data de registro é a data da primeira emissão do certificado.
- Certificados emitidos ao mesmo tempo por usuários diferentes recebem números diferentes, sem repetição.
Reemissão do certificado
O número de registro pertence ao aluno naquela turma. Por isso:
- Ao emitir novamente o certificado do mesmo aluno, na mesma turma, o número e a data de registro da primeira emissão são mantidos, mesmo que seja utilizado outro modelo de certificado.
- Ao emitir o certificado do mesmo aluno em outra turma, é gerado um novo número de registro.
- Na emissão automática, se o aluno concluir mais de uma disciplina na mesma turma, todos os certificados dele nessa turma recebem o mesmo número.
Exemplo:
- O aluno emite o certificado da turma Matemática com o modelo “Certificado V1”: nº de registro 1.
- O mesmo aluno emite o certificado da turma Matemática com o modelo “Certificado V2”: continua com o nº 1.
- O mesmo aluno emite o certificado da turma Artes: recebe o nº 2.
O código de validação continua funcionando normalmente. A cada nova emissão é gerado um novo código de validação, enquanto o número de registro permanece o mesmo.
Como imprimir no certificado
Inclua no modelo do certificado as tags abaixo, no local em que as informações devem aparecer:
- NUMERO_REGISTRO_DOCUMENTO: número de registro do certificado.
- DATA_REGISTRO_DOCUMENTO: data de registro, no formato dd/mm/aaaa.
Exemplo de texto no modelo:
Certificado registrado eletronicamente sob o nº NUMERO_REGISTRO_DOCUMENTO, em DATA_REGISTRO_DOCUMENTO, no Sistema de Registro Acadêmico da instituição.
Resultado no certificado emitido:
Certificado registrado eletronicamente sob o nº 1, em 01/04/2026, no Sistema de Registro Acadêmico da instituição.
Ao digitar as tags no modelo, escreva cada uma de uma só vez e sem formatações diferentes no meio da palavra, para que o sistema consiga substituí-las corretamente. Quando o número não é gerado, as tags ficam em branco.
Onde consultar o número de registro
- Na aba Arquivos do cadastro do aluno.
- Na tela Gerenciamento de Arquivos.
Nas duas telas, a coluna Nº de registro fica oculta por padrão. Para exibi-la, clique em Modificar Tabela e marque a opção Nº de registro. Ao clicar no título da coluna, a lista é ordenada pelo número de registro, começando pelo maior.
O número também aparece nos detalhes do arquivo, ao selecionar um certificado na lista. A coluna e o número nos detalhes só são exibidos para usuários com a permissão de número de registro habilitada no perfil.
Pontos de atenção
- Exclusão de certificados emitidos. Ao excluir o certificado com o maior número, esse número pode ser utilizado novamente no próximo certificado. Ao excluir todos os certificados de um aluno em uma turma, a próxima emissão para ele recebe um novo número.
- Permissão desabilitada: enquanto a permissão estiver desabilitada, os certificados são emitidos sem número de registro, inclusive nas reemissões.
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