O Sistema Quality disponibiliza, por meio da plataforma BotConversa, o envio de lembretes automáticos por WhatsApp para cobrança de faturas, lembretes de aulas, aviso de certificado emitido entre outros. Neste artigo abordaremos sobre a configuração e uso de cada tipo de envio disponível.
Configurações iniciais
Para que qualquer envio automático funcione, é necessário assinar o plano Pro na plataforma BotConversa, pois por meio dela que as mensagens serão enviadas.
Com a assinatura feita, será necessário cadastrar as credenciais de acesso no Sistema Quality. Para isso, siga o passo a passo no artigo Como cadastrar Credenciais de Acesso de plataformas integradas com o Sistema Quality na seção Tipo de Credenciais: Integração WhatsApp – BotConversa.
Para configurar os envios automáticas, é necessário adicionar um questionário do tipo Template de E-mail/WhatsApp, vá até Configurações e acesse Questionários e Campos Personalizados utilize os filtros para “ Template de E-mail/WhatsApp” abra a edição de um questionário do tipo já existente, ou crie um novo questionário com o tipo Template de E-mail/WhatsApp.
Para cada tipo de envio automático, será necessário criar uma pergunta neste questionário:
Tipo de Pergunta: Representa como será enviado a mensagem, por E-mail ou WhatsApp.
Tipo de envio de mensagem: Representa o tipo de envio automático, como cobrança de faturas, lembretes de aulas etc.
Quantidade de Dias para envio do e-mail: Representa em quantos dias será enviado a mensagem em relação ao dia da ocorrência (vencimento da parcela, dia da aula etc.).
Ao selecionar um tipo e a quantidade de dias o sistema informa como a regra se aplicará ao envio da mensagem:
Números positivos, será enviado X dias após o dia da ocorrência
Números negativos, será enviado X dias antes do dia da ocorrência
Número 0 ou vazio, será enviado no dia da ocorrência
Após a criação da pergunta, feche o formulário do Questionário e expanda o questionário. Aqui será listado os templates padrões para as mensagens automáticas por e-mail ou whatsapp, podendo ser editadas conforme sua necessidade.
Lembrete e Cobrança de Faturas
Assim como a cobrança por e-mail, podemos configurar o Sistema Quality para enviar cobrança ou lembrete de faturas por mensagens automáticas pelo WhatsApp.
No questionário de templates, crie uma pergunta do tipo WhatsApp, com o tipo de envio Cobrança.
Dessa forma, todos os dias as 10h será enviado as mensagens automáticas por WhatsApp, conforme a quantidade de dias para envio de e-mail definidos na configuração.
❗Importante: As mensagens serão enviadas para o Telefone Móvel do Pagador da Parcela. Certifique-se que todos os pagadores da escola estejam com o número preenchido corretamente, caso contrário, as mensagens poderão ser enviadas para o número errado.
Lembrete de Aulas
Para o sistema enviar notificações de lembrete de aulas aos alunos, siga as instruções do artigo Como enviar lembretes de aulas automaticamente por WhatsApp. Sua configuração é um pouco diferente das demais, não necessitando configurar pelo Questionário de Templates.
Lembrete de Aula Experimental
Os lembretes de aulas experimentai podem ser enviados para os alunos da Aula, para professor da Aula ou ambos. É enviado no ato do agendamento e também enviado automaticamente todos os dias as 10h, conforme a quantidade de dias para envio de e-mail definidos na configuração.
No questionário de templates, crie uma pergunta do tipo WhatsApp, com o tipo de envio Aviso Aula Experimental para o Aluno e/ou Aviso Aula Experimental para o Professor.
Os lembretes serão enviado para o número de Telefone Móvel do aluno ou professor.
Aviso de certificado emitido
No processo automático de emissão de certificado (Como ativar emissão automática de certificados) os alunos são notificados por e-mail assim que seu certificado é emitido, para que a notificação seja enviada por WhatsApp, basta criar uma pergunta do tipo WhatsApp, com o tipo de envio Aviso do Certificado Emitido para o Aluno.
Assim, o aluno receberá o aviso que seu certificado foi emitido pelo WhatsApp, no seu número de telefone cadastrado no campo Telefone Móvel.
🔗Acesse também
Como cadastrar Credenciais de Acesso de plataformas integradas com o Sistema Quality