O que é um Registro de Documentação?
🔸 O módulo de Registro de Documentação pode ser utilizado pela Escola para organizar todos os documentos que um Aluno precisa entregar para a Instituição, assim como documentos que o Aluno pode retirar com a Instituição. Com essa funcionalidade, fica mais fácil identificar quais documentos o Aluno está pendente de entregar ou retirar, com a Escola, para efetivar a matrícula dele, por exemplo.
✔ Para realizar o gerenciamento de Registros de Documentação e também de modelos e status, deve-se acessar a tela de Modelos de Registro de Documentação.
❗ Importante: Para liberar acesso a essa tela, é necessário ter habilitada a Permissão para acessar o menu ‘Modelos de Registro de Documentação’.
Status de Registros de Documentação
✔ É possível definir vários status que estarão disponíveis para um Registro de Documentação. Para gerenciar adicionar, remover ou alterar status, clique no botão de engrenagem no canto superior direito e escolha o menu “Gerenciar Status de Registro de Documentação“.
❗ Importante: Para liberar acesso a esse gerenciamento, é necessário ter habilitada a Permissão para gerenciar Registros de Documentação e Status de Registros.
✔ Para adicionar um novo status, clique no botão “Adicionar Status de Registro de Documentação” para abrir um pequeno formulário. Basta preencher o nome do status (obrigatório) e sua descrição (opcional) e então clicar em Salvar.
✔ Para editar um status já cadastrado, clique na linha da tabela do status desejado. Será exibido o mesmo formulário de cadastro, com os dados já preenchidos. Após alterar os dados, clique em Salvar para atualizar o status.
✔ Para remover um status, clique no ícone de lixeira no fim da tabela. Após uma rápida confirmação, o status será excluído e removido da lista.
Registros de Documentação
🔸 Um Registro de Documentação basicamente representa um documento que pode ser entregue pelo Aluno. É possível definir os status que um Registro terá, e também os Perfis de usuário que poderão alterar os status de um Registro de um Aluno.
❗ Importante: Para liberar acesso a esse gerenciamento, é necessário ter habilitada a Permissão para gerenciar Registros de Documentação e Status de Registros.
✔ Para cadastrar um novo Registro, clique no botão “Adicionar Registro de Documentação“. Será necessário informar os seguintes campos:
– Nome ou referência do documento;
– Departamentos (Perfis que poderão realizar alteração de status desse Registro para um Aluno);
– Status Permitidos (Lista de Status que serão habilitados para esse Registro);
– Status Inicial (Status que será usado por padrão ao alocar esse Registro para um Aluno).
✔ Para editar um Registro já cadastrado, clique na linha da tabela do registro desejado. Será exibido o mesmo formulário de cadastro, com os dados já preenchidos. Após alterar os dados, clique em Salvar para atualizar o status.
Modelos de Registro de Documentação
🔸 Um Modelo é como uma entidade que agrupa vários Registros de Documentação, e que pode ser usado por Turmas para a geração automática de Registros para Alunos.
✔ Para cadastrar um Modelo, clique no botão “Adicionar Modelo de Requisito de Documentação” para abrir o formulário. Informe o nome do modelo (obrigatório) e quais Registros de Documentação serão inclusos nesse modelo (obrigatório). Clique em salvar para completar o cadastro.
✔ Para editar um Modelo existente, clique na linha desse modelo na tabela para abrir o formulário. Altere os dados desejados e clique em Salvar para atualizar o Modelo.
✔ Para remover um Modelo, clique no ícone de lixeira no fim da tabela. Após uma rápida confirmação, o modelo será excluído e removido da lista.
